E-Mails in Explorer-Ordner mit vorangestelltem Sendedatum im Dateinamen ablegen

[HenryTC]

Hallo

Digitales Dossier
Viele archivieren verschiedenste Dateien (auch Dateitypen) in einem Explorer-Ordner. So hat man zu einer schriftlichen Ablage-Mappe oder einem Ablage-Ordner auch das entsprechende digitale Dossier.

In eine physischen Ablage legt man die Dokumente in der Regel chronologisch nach Eingangsdatum ab. Das gleiche erreicht man im digitalen Dossier, wenn man jeder Datei das Eingangsdatum (z.B. 16.07.2020 als 200716) im Dateinamen voranstellt, so dass die Sortierung nach Dateiname die gewünschte chronologische Anordnung der Dokumente ergibt.

Problemfall E-Mail:
Zu einem kompletten Dossier gehören auch die E-Mails. Diese kann man per drag&drop in den Ordner ziehen oder z.B. in Outlook in PDFs konvertieren. Die PDFs können dann einzeln oder als PDF-Portfolio im Ordner abgelegt werden. Bloss sind dann alle Datums- und Zeitangaben auf diesen Moment und nicht auf das E-Mail-Datum und E-Mail-Zeit eingestellt. Innerhalb eines PDF-Portfolios bleiben Datum/Zeit einer E-Mail zwar erhalten, so dass die chronologische Sortierung möglich ist, aber nur innerhalb des Portfolios, nicht aber die Einordnung in die anderen Dateien.

Lösung
Man schreibt das E-Mail-Erhalten-Datum bei jeder msg- oder PDF-Datei manuell an den Anfang des Namens. Ich möchte dies aber automatisieren.
- Bei den msg-Dateien habe ich keine Ahnung, wie man dies tun könnte.
- Konvertiert man einen E-Mail-Ordner oder einzelne E-Mails in ein PDF-Portfolio und extrahiert von dort alle PDF-E-Mails in den digitalen Ordner, sind alle E-Mails einzeln vorhanden und man könnte nun mit dem MUT-Tool (Umbenennungstool) allen E-Mails noch das E-Mail-Erhaltendatum voranstellen, so wären dann alle auch noch automatisiert chronologisch eingeordnet. Eine Zugabe wäre, wenn man mit dem MUT-Tool auch gleich noch das Erstell- und Änderungsdatum auf das E-Mail-Erhalten-Datum ändern könnte.
Aber wie erreicht man dies? Den einzigen Ansatz, den ich bisher gefunden habe, ist das E-Mail-Erhalten-Datum in den PDF-Eigenschaften unter dem Reiter "Benutzerdefiniert". Dort stehen die Wert "Datum" und "Zeit" unter dem Namen "MailDate".

Image: https://abload.de/image.php?img=pdf-eigenschaftenlojru.png

Hat jemand eine Idee? Das Problem haben viele.

MfG
HenryTC

[HenryTC]

Eine Lösung findet sich nun hier:

viewtopic.php?p=432105#p432105

[Horst.Epp]

Ich benutze Thunderbird und habe auf das Maildir Format umgestellt,
sodass alle Mails immer als eml Dateien vorhanden sind,
ohne das irgend eine Form von zusätzlicher Speicherung nötig ist.
Dies werden auch vom Windows Indexer und Everything indexiert.

[Zendo]

Hallo Horst.Epp

könntest du mir bitte verraten, wie man das macht, mit dem, :"auf das Maildir Format umzustellen" ?

Das hört sich sehr interessant an. Ich habe den Thunderbird Version 102.11.1.

[HolgerK]

-> https://support.mozilla.org/de/kb/maildir-format-thunderbird

Maildir ist standardmäßig deaktiviert, da dieses Format noch viele Fehler enthält. Es ist noch nicht zu 100% ausgereift zur Verwendung für alle Nutzer.

Warnung: Aktivieren Sie Maildir nur, wenn Sie als erfahrener Anwender ausreichende Erfahrung im Umgang mit der Sicherung und Wiederherstellung von E-Mails in Thunderbird haben und wissen, dass Sie den Verlust Ihrer Daten riskieren. Andernfalls empfehlen wir Ihnen, zur Vermeidung von Datenverlusten Maildir deaktiviert zu lassen.

Warnung: Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass diese Funktion noch experimentell ist. Ihre Anwendung wird nur erfahrenen Nutzern empfohlen: Sie sollten ausreichende Kenntnisse zur Übermittlung von Fehlerberichten besitzen, die uns helfen, Fehler in künftigen Versionen zu beseitigen. Voraussetzung ist auch das Wissen über die Sicherung von E-Mails und deren Wiederherstellung, bevor Sie Maildir anwenden.

Ich würde mir das jetzt zweimal überlegen...
Gruss
Holger

[Zendo]

Vielen Dank HolgerK
ich hatte im Netz auch schon geschaut und gesehen das es 2019 noch in einer Art Beta war.
Dachte nicht das es immer noch so ist.

[Horst.Epp]

MailDir ist schon seit Jahren verfügbar und funktioniert völlig problemlos.
Die Warnungen dazu stammen noch aus einer Zeit, in der dies eine neue Funktion war.
Das alte Mailbox Format ist technischer Schwachsinn,
da alle Mails in einer einzigen Datei stehen
und diese noch nicht einmal eine Datenbank ist.

[HolgerK]

2Horst.Epp
Es mag sein, das es für einige Leute bereits seit einiger Zeit ohne Probleme funktioniert, daraus allerdings abzuleiten den Umstieg einfach so uneingeschränkt zu empfehlen ist in meinen Augen etwas gewagt.
Man sollte sich schon etwas genauer damit beschäftigen und Pro und Kontra mit den persönlichen Bedürfnissen abwägen.

Ein etwas aktueller Lesestoff(2022): https://www.thunderbird-mail.de/lexicon/entry/67-maildir-format-vorteile-des-neueren-formats/

3 Pro- & Contra Maildir-Format

Pro:

"Ordner komprimieren" nicht mehr notwendig
Kein Datenverlust durch zu große Dateien
Kein Datenverlust während des Scan-Vorgangs eines Virenscanners
Kein Datenverlust eines kompletten Ordners, wenn eigentlich nur einzelne E-Mails von einem Virenscanner blockiert werden
Suchfunktion des Betriebssystems kann die einzeln gespeicherten Mails besser indizieren und direkt finden
(Inkrementelle) Backups werden erleichtert
*.eml-Dateien lassen sich direkt (bspw. per Doppelklick) in vielen E-Mail-Programmen öffnen

Kontra:

Höhere Anzahl kleiner Dateien verschwendet mehr Speicherplatz auf Datenträger
Wiederherstellen kürzlich gelöschter E-Mails ist nicht mehr möglich

und auch immer noch vorhandene Warnungen ebenfalls berücksichtigen

4.1 Vorhandene Konten umstellen

Seit Thunderbird Version 60 gibt es einen versteckten, experimentellen Konverter. Es könnte beim Konvertieren zu Datenverlust kommen! Mit dem Konverter kann man die bestehenden Konten in Thunderbird von Mailbox zu Maildir (und umgedreht) umwandeln lassen. Bei dem Prozess wird eine Kopie des kompletten E-Mail-Bestands auf dem Datenträger erstellt - es wird also auch entsprechend viel zusätzlicher Speicherplatz benötigt. Der Konverter sollte in Thunderbird 60 zunächst nur von Personen verwendet werden, die sich ernsthaft mit den Profildaten des Thunderbird auskennen und sicher in der Lage sind, die Daten aus Backups wiederherzustellen. Die entsprechenden Ordner im Dateisystem sind anschließend übrigens an dem jeweiligen Namenszusatz " - mbox" bzw. " - maildir" zu erkennen.

Mein Virenscanner hat mir noch nie eine Mail geschreddert, und mein Thunderbird-Profil wird nur von einem einzigen Client beackert (von wegen alternativen gleichzeitigen Zugriff).
Zu große Dateien sind auch eher bei einer strukturierten Ablage in Unterordnern unwahrscheinlich.
Ich persönlich störe mich eher daran, das lokal dann sehr viele kleine, nicht mehr komprimierbare Dateien mit magischen Nummern abgelegt werden, die ich mir innerhalb des Thunderbold-Profiles im Dateisystem sowieso niemals ansehen werde (dafür habe ich ja die UI des Mail-Client).
So etwas wie die unsägliche Windows-Indizierung ist auch nichts was ich brauche.
Und falls ich wirklich mal eine eml-Datei in einem Datenordner als gesonderte Archiv-Version losgelöst vom Thunderbird-Profile benötige, dann ist dies mit einem einfachen Drag&Drop aus Thunderbird in den Archiv-Ordner erledigt.

Jeder nach seinem Gusto.
Gruss
Holger

[Horst.Epp]

...
Ich persönlich störe mich eher daran, das lokal dann sehr viele kleine, nicht mehr komprimierbare Dateien mit magischen Nummern abgelegt werden, die ich mir innerhalb des Thunderbold-Profiles im Dateisystem sowieso niemals ansehen werde (dafür habe ich ja die UI des Mail-Client).
So etwas wie die unsägliche Windows-Indizierung ist auch nichts was ich brauche.
Und falls ich wirklich mal eine eml-Datei in einem Datenordner als gesonderte Archiv-Version losgelöst vom Thunderbird-Profile benötige, dann ist dies mit einem einfachen Drag&Drop aus Thunderbird in den Archiv-Ordner erledigt.

Jeder nach seinem Gusto.
Gruss
Holger

Ich benutze die Everything Inhalts Indexierung für all Mails.
Schneller kann man keine Mail im Thunderbird GUI finden,
wenn man eine vage Idee hat, was der Inhalt oder Subject sein soll.
Das suchen geht im TC und die Anzeige der Mails mit dem EML View Lister Plugin.

Als Backup ALLER eml Dateien benutze ich ein ZPAQ Script,
was erlaubt, den Stand eines beliebigen Tages wieder herzustellen
bzw. im TC mit dem ZPAQ Packer Plugin anzuschauen.

Horst

[Dalai]

Das alte Mailbox Format ist technischer Schwachsinn,
da alle Mails in einer einzigen Datei stehen [...]

Und ich dachte, wir reden von Thunderbird statt von Outlook, wo wirklich alle Mails in einer Datei (PST) gespeichert werden. Richtig ist, dass Mailbox alle Mails eines Ordners in einer Datei speichert. Selbst wenn man selbst keine Ordner anlegt, gibt es mindestens Trash, Incoming, Drafts, Sent, Templates und ggf. noch weitere wie Junk.

Aber so langsam kommen wir alle vom Thema ab.

Grüße
Dalai

[Zendo]

Aber so langsam kommen wir alle vom Thema ab.
Grüße
Dalai

Daher habe ich das weiter in https://www.ghisler.ch/board/viewtopic.php?p=432684#p432684
gemacht.